組織図の重要性

ブログ20170612【組織図の重要性】(画像)こんにちは、アイ・コンサルティングの谷川宏樹です。

 

本日のテーマは「○○○の重要性シリーズ」の第3弾「組織図の重要性」について。

 

皆様の会社では、組織図を作成されていますでしょうか。また、きちんと更新をされていますでしょうか。

 

 

ここでまず、組織図の話に入る前に、「組織」というものがそもそもなぜできたのか、ということを考えてみましょう。

 

 

「なぜ、組織ができたのか?」

 

 

シンプルに言えば、それは「そうした方が良かったから」ということだと思います。

 

 

組織というと、まず会社組織を思い浮かべるかと思いますが、例えば、政府、自治体、スポーツチーム、家族、地域の消防団、・・・など周りを見れば、本当に色々な組織があります。それらは全て、組織化した方が良かったからそうなっているのではないでしょうか。

 

 

原始時代の村を想像して下さい。これも組織だと思います。皆で役割分担し、狩りの得意な人が狩りに行き、目の良い人が木の実などを探しに行き、手先の器用な人が家を作り、といったように役割分担・協力をする方が生き残れる、つまり「生きていく」という目的を達成しやすいから組織化しているのでしょう。
地域の消防団にしてもそういった組織化をして予め役割を決めておけば「地域の安全を守る」という目的を達成しやすいというわけです。

 

 

つまり、組織というのは、ある目的のためにそうした方が良いから組織ができた、ということが分かります。

 

 

ということは、組織というものは、目的を達成するためにあるものであって、目的を達成するために最適なものになっていなければいけません

 

 

今の体制や役割分担は、本当に目的達成のために最適になっているかどうか、それを確認できるように見える化したものが組織図です

 

 

サッカーに例えると、相手に勝つ(という目的を達成する)ために、最適なフォーメーション図を描きながら戦術を検討します。そして、相手の出方や状況の変化に応じて、より最適なフォーメーションと戦術にシフトすることも考えなければなりません。

 

 

企業経営でも全く同じで、経営環境の変化や状況を踏まえつつ、当社のフォーメーションである組織図の組み直しも考慮に入れながら、戦略・戦術を練る必要があります。

 

 

そして、サッカーであれば、そうして決めたフォーメーションを図で示して選手に伝えるでしょう。さらに、全体の戦術を説明し、各選手に期待する動きを伝え、所々連携についての細かい指示なども出すかもしれません。

 

 

この時に、口頭だけで伝えていたらどうでしょうか?なかなか伝わらないですよね。口頭だけでは正しく伝えるのが難しいですし、伝えるのに時間も多くかかってしまいます。雲泥の差だと思います。
そして、前半戦1対1で負けていたとすれば、ハーフタイムにはフォーメーションや戦術の見直しをするでしょう。相手に勝つために最適な(と思われる)ものに変え、それを選手に示し、戦術の意図や各選手に期待する動きを、ハーフタイムの短時間で伝え、修正しなければなりません。

 

 

会社組織も全く同じです。まず、組織図をつくりフォーメーションを見える化していないと、全員が正しく認識するのは困難でしょう。そして、ずっとそのままで良いものではなく、状況に応じて最適な体制かどうかを見直し検討しながら変化させなければならず、当然、更新させたらすぐに共有して、その体制を全員が同じ認識をした上で仕事をしなければなりません。

 

 

私が経営コンサルタントとして企業支援に入らせて頂く時も、組織図を資料としてお願いすることが多いのですが、組織図を作成されていない会社も少なくありません。その時は私の支援をきっかけに作成をお願いすることもあります。
しかし、作成をしていても問題がある場合があります。多くは次の2つです。

 

 

【組織図はあるが、共有されていないケース】
組織図は作成してあるのですが、それは経営者が戦略を考える時に利用するためのものであったり、人事部長などが人事配置を整理するためのものであったりして、上層部に留まっているという状態です。
その先の社員たちまで共有されていないので、社員たちは組織図を見たことがありません。これでは、上記のサッカーの話で言えば、監督が戦術を練る時だけに使って、選手には口頭のみで伝えているようなもので、選手が意図したように動いてくれず、戦術が機能しなくても文句は言えないでしょう。

 

 

【組織図はあるが、古いケース】
そしてもっと多いのは、組織図はあるけど古い、という場合です。これでは、実際にはもうフォーメーションが変わっているのにそれが示されていないことになります。下手すると、あるポジションの選手がもう退職していて、スッポリ穴になっているのに組織図上はそのままその選手がいることになっている、ということにもなります。
もちろん実際には現場は日々業務を廻していますので、誰かがなんとなくフォローをしているのですが、ポジショニングは曖昧になっていますので、そこでお見合いが発生したり、その部分について責任意識を持っている人が誰もいない状態になっていたりします。

 

 

その他にも、組織図の作り方に問題がある場合もありますが、ここでは割愛させて頂き、まずはやはり、

1.組織図が無ければ作ること
2.組織図を共有すること
3.組織図をきちんと更新すること

が重要だと思います。

 

 

そしてここでもう一つ、とても大切なことがあります。

 

 

それは組織がそもそも目的を達成するためのものであるならば、その目的を全員が知っていなければなりません、当たり前の話ですが。

 

 

しかしながら、これはとても皮肉な話なのですが、目的を達成するために組織化するのに、組織化すると役割分担をするがゆえに全体の目的を見失いやすくなってしまいます

 

 

ですので、組織図による各役割理解の促進は、それと同時に、全体目的の理解促進を必ずやらなければなりません。それで初めて、全体の目的と、そのために自分の役割・使命は何なのか、ということが結び付いて腹落ちし、納得するのだと思います。そこでまた、本ブログの重要性シリーズ第1回・第2回の経営理念とビジョンが重要になってくるわけですね。

 

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